tavaly ezt írtuk

Hogyan szervezhetünk sikeres makett rendezvényt

Szándékosan nem írtam versenyt, később kiderül, hogy miért. A makettező rendezvények mindannyiunk életében fontos szerepet töltenek be. A versenyzés, a találkozók, a börze, és a sok-sok inspiráló munka ad mindig újabb és újabb löketet, hogy valami szépet alkossunk abból a kupac műanyagból, amit a dobozban kapunk.

Egy ilyen rendezvény létrehozása azonban nem könnyű feladat. Nekünk, mezei makettezőknek sokszor fel sem tűnik, micsoda munka, és áldozat van egy-egy verseny/találkozó mögött. Az a helyzet, hogy a legtöbb ilyen esemény létrejötte általában egyetlen emberen múlik. Mindenhol van egy vezér, aki az egészet a vállán cipeli. Olyan ez, mint Leónidasz király és az ő 300 spártai katonája. Ha nincs a király, a 300-nak valószínűleg eszébe sem jut a perzsák ellen vonulni. Ha nincs a király, a 300 meg sem találja a thermopülai szorost. Ha nincs a király, akkor a 300 valószínűleg öngyilkos támadással nekiront a perzsáknak, nagy dicsőségben meghalnak, miközben az ellenségnek alig valami veszteséget okoznak. Hasonló tehát a helyzet a makett rendezvények szervezésénél is. Általában sok helyit látunk klubos pólóban, akik önzetlenül segítenek, és ezért mindig nagy köszönet jár nekik, de a szervezési munkát mindig egy ember végzi. A klubpólós emberkék azon a hétvégén minden percüket a rendezvényen töltik, és dolgoznak. A szervező a két rendezvény közötti szűk egy évet is a rendezvény szervezésével tölti. És ne gondoljuk, hogy ez csak hazánkra jellemző. Így van ez máshol is.

Mit is kell szervezni? Nos, kezdjük az elején. Kell egy helyszín, ami általában a legnagyobb fejtörést okozza. Ugyanis hazánk rendezvényei a legtöbb esetben minden gazdasági alapot nélkülöznek. Mivel nincs pénz, nincs is mit elkölteni. Ez nekünk makettezőknek jó lehet, hiszen nincs nevezési díj, nincs belépő, ugyanakkor ingyen semmi nincs, és ajándék lónak meg ne nézd a fogát. Ha tehát ingyen akarunk versenyt, akkor bizony csak azt kapjuk, amit a szervezőnek sikerül összekuncsorogni. Erre később majd még kitérek. Ha megvan a helyszín, ami általában a helyi kultúrház/műv. központ/ könyvtár/stb. akkor jöhet a reklám. Ez általában néhány plakátban és facebook illetve fórum bejegyzésben kimerül. Általában verseny is van a rendezvényen, így hát jöhet a zsűri. Sok helyen van már zsűri elnök, aki átvállalja a zsűri összeszervezését. Ez mindig nehéz, hiszen, aki magasabb szinten makettezik, azt kéne zsűrizni hívni, de akkor ő nem tud indulni, ergo a verseny színvonala lesz alacsonyabb. Ha meg indul, akkor olyan kategóriát kell zsűriznie, amiben nem feltétlenül van otthon. Ahogy maga a zsűrizés úgy a zsűri összeállítása is csupa-csupa kompromisszum. Ezek mellett a börzére is figyelni kell. A börzések általában maguk jelentkeznek, ami jó, de a helyet nekik is biztosítani kell, beosztani, ki, hol legyen. Meg kell még szervezni a díjakat, megrendelni, kiszámolni, mekkora költség. Pénz nélkül nincs díj, így valami pénzt sem árt szerezni. Sok esetben a helyi önkormányzat biztosít némi forrást, de általában szükség van szponzorokra is. Nem kell nagy dologra gondolni, a helyi autószerelő, kocsmáros, taxis, ad 10-20.000 Ft-ot, cserébe kiírják a nevét a plakátra. Van, ahol a szervező magára vállalja a szállások koordinálását is. Ez nem egyszerű feladat, főleg a gyakori lemondások miatt. Ez főleg a rendezvény előtti egy hónapban jelent napi telefonálgatást. Aztán a nevezést sem árt előkészíteni. Ma már szinte mindenhol lehet online nevezni, ami azért jó, mert a szervezők tudnak előre dolgozni. A Kormos Peti által összerakott model registration rendszer igazi áldás, hálás lehet Petinek az egész makettező társadalom ezért. A helyszínen biztosítani kell minimum egy számítógépet és egy nyomtatót. Ez legtöbbször a szervező saját gépe, és ő veszi a papírt is. A helyszínt be kell rendezni. Ebben a klubtagok általában tudnak segíteni, de nem elég asztalokat és padokat szerezni (műv. házban és iskolában általában akad elég), de azokra terítőt is, ami komolyabb gond szokott lenni. A berendezésre általában péntek délután, este van csak idő. Ilyenkor kell mindent előkészíteni. A rendezvény napján már érkeznek a versenyzők, börzések, látogatók. Délelőtt nevezés, makettek bepakolása, délután zsűrizés. Ha két napos az esemény a vasárnap délelőtt általában az eredményhirdetésre való felkészüléssel telik. Összerakni az eredménylistát a zsűri lapok alapján, díjakat kipakolni, stb. Eredményhirdetés után a maketteket gyorsan összekapkodja a tömeg, itt van általában a legnagyobb hiányosság. Ennek ellenőrzésére sem energia, sem ember nincs a legtöbb esetben. Utána a látogatók eltűnnek, de a szervezők általában késő estig dolgoznak még, mire mindent visszaállítanak eredeti állapotába. Hétfőn munka, így egy esetleges eredménylistára, vagy fotó galériára csak a következő hétvégén van idő. Az kettő között olvashatják a fórumon méltatlankodó, szitkozódó, vagy egy mondatban gratuláló hozzászólásokat.

Ez az, ahogy ma működik. Jó? Rossz? A vélemények megoszlanak. A tendencia sajnos visszaesést mutat. Sok éves statisztikák alapján, amik sajnos igen ritkák, mivel ezzel senki nem foglalkozik, azt lehet látni, hogy a nevezések száma évente pulzál. Egyszer több, következő évben kevesebb, aztán megint több. Mondhatni évtizedes probléma, hogy kevés új arcot látni, a hobbi nem bővül, inkább hanyatlik. Ugyanakkor ez sem teljesen igaz. A versenyek mezőnye nem bővül, de rengetegen maketteznek csak úgy otthon. De mi is kell egy jó makettező rendezvényhez. Nézzük az alapvető hozzávalókat. Kell ugye a makettező, és az ő makettje. Miért jön el egy makettező? Kell neki börze, tehát kell börzés, kell neki verseny, tehát kell zsűri. A börzésnek vásárló kell, ami nem csak a makettezőt jelenti, hiszen forgalma inkább a családokból, újra gyerekké váló apukákból lesz, tehát kell laikus nézőközönség. Mi kell a nézőközönségnek? Attrakció! Cirkuszi mutatványokat nehéz lenne a makettekkel zsúfolt asztalok közé vinni, de nézzünk meg egy gyereknapot, vagy egy május elsejét. Egy falunapot, vagy egy „fesztivált” (nem a zenei fesztiválokra gondolok). Tömegek vonulnak ki, az ilyen rendezvényekre, pedig a kolbászsütőn, kürtős kalácsoson, lufi áruson kívül nincs ott semmi. Nem is kell. Ennyi pont elég, A makettező rendezvénynek ráadásul megvan az az előnye, hogy ezek mellé be tud még olyan programokat szúrni, ami az apukákat mindig érdekli. Hagyományőrzők, háborús relikviák, airsoft, stb. Most sokan azt gondolhatják, hogy ha ez így menne, a patinás makettező versenyeket holmi sörfesztivál szintjére degradáljuk. Nos, ez igaz is, és nem is. A makettező igényeinek kielégítéséhez „sajnos” pénzre van szükség. Pénzt pedig csak a laikus tömegektől várhatunk. Ők vígan fizetnek, ha jól érzik magukat. Másik oldalról kell tehát megközelíteni a dolgot. Kell csinálni egy sörfesztivált, aminek része egy makett verseny. Ha megfigyeljük, az összes helyi fesztivál így épül fel. Lehet az tökmag fesztivál, vagy pogácsa fesztivál. A helyi kuriózum csak egy kis része az egésznek. A sörsátor és a szórakozató elemek nélkül nem megy. Ezért írtam makettező rendezvényt az elején, a verseny csak egy része az egésznek, még ha nekünk makettezőknek az is a legfontosabb, nem attól fog működni.

A jelenlegi stagnáló, esetlegesen hanyatló állapotból tehát kilépni valószínűleg úgy lehet, ha jobban nyitunk a laikus közönség felé. Ez a fajta hozzáállás megfigyelhető néhány külföldi versenyen is. Azonban nagyon fontos az egyensúly. Figyelni kell, hogy se a makettezők, se a laikusok ne érezzék magukat elhanyagolva. És, még valami: az apukák bizonyára megtalálják a saját szórakozásukat, de ne feledkezzünk meg az anyukákról, és a gyerekekről sem! Persze egy ilyen rendezvény egész embert kíván. Ez már nehéz csak úgy szabadidőnkben összerakni. És ami nagyon fontos, nem szabad félni a pénztől. Persze nem arról van szó, hogy a szervező majd a bevételből megy nyaralni. Lehet egy ilyen rendezvényt is nonprofit módon csinálni. De a nonprofit nem azt jelenti, hogy nincs pénz, nincs költségvetés. A nonprofit annyit tesz, hogy nem a saját hasznomra dolgozom. Elszámolhatom a telefon költségemet, a nyomtató papírt, de nem számolhatom el a saját étkezésem, nem vehetek magamnak ezen a pénzen új laptopot, mondván, hogy a nevezéshez kellet. A nonprofit rendezvény ugyan úgy lehet nagy formátumú. A kiadás oldalt nem kell részletezni, hiszen magától értetődik, helybérlet, díjak, zsűrinek szállás, stábtagok, ha nincs elég önkéntes, stb. Csak, hogy lássuk a nagyságrendeket, egy Brno, Mosonmagyaróvár szintű rendezvény, ahol 1000 db feletti nevezett makett van, nagyból 1,5-2 millió forintos költségvetéssel dolgozhat. Ennyit kell előteremteni, és ennyit el is fog költeni. Egy kisebb hazai verseny, 300-400 makettel kihozható 5-700.000 forintból. Jelenleg sok helyen ennek a tizedéből oldják meg a feladatot.

Mindig a bevételi oldal, vagyis, hogy honnan lesz erre pénz, az a nehezebb dió. Egyrészt szedhetünk belépőt, vagy nevezési díjat. Itt figyelni kell a közönségre. Nem szabad túl sokat kérni, pár száz forint éppen elég. Általában a belépő többet hoz, ugyanakkor meg kell oldani az ellenőrzését, ami plusz embert kíván. A börzésektől is lehet helypénzt kérni. Itt megint csak figyelni kell, hogy a börzésnek is megérje. Nem kérhetünk tízezreket, ha nincs forgalma, amiből visszatermelje a helypénzt, az utazást, a szállást, az étkezést. Ha egy börzésnek egy ilyen hétvége nullára jön ki, akkor nem éri meg neki elmenni, hétvégén dolgozni a semmiért. Ugyan ez igaz a kolbászosra, körtűs kalácsosra. Ha nem tudunk megfelelő mennyiségű embert bevonzani, akkor neki sem fogja megérni. A helyi szponzor is csak akkor ad pénzt, ha ezzel sok emberhez eljut helyi szinten az ő neve, reklámja. És itt elérkeztünk egy fontos ponthoz, a reklámhoz. A reklám nem a makettezőknek szól, hanem a laikusoknak. A makettező tudni fogja az időpontot, és a helyszínt, neki elég ennyi. A laikusnak azonban csalogató program, kedvcsináló megjelenés kell, lehetőleg minél több helyen, hogy minél többen észrevegyék. Ez megint csak egy költség tényező.

A makettező látogatók számára az egyik legnagyobb költség az utazáson kívül a szállás, és az étkezés. Ezen spórolhatunk, ha egy napos versenyt rendezünk. A szervezők szemszögéből ez nem akkora többlet feladat, mint gondoljuk. Gyakorlatilag a zsűrizés, és az eredményhirdetés közötti idő redukálódik a szűk egy napról szűk egy órára. Ha jól van felépítve a rendszer, ennyi elég, kell, hogy legyen. Persze ebben az esetben nem lehet este hétig zsűrizgetni (vagyis sztorizgatni a makettek fölött, ahelyett, hogy hatékonyan dolgozva, gördülékenyen döntéseket hoznánk). Ez jól megfigyelhető például a mosonmagyaróvári versenyen. Bizonyos zsűri csapatok alig egy óra alatt végeznek, mások 3-4-5 órát képesek pepecselni. Hívhatjuk ezt alaposságnak, vagy hívhatjuk tökölésnek is. Mint a példa mutatja, meg lehet csinálni emberi időn belül is. 

Az egynapos versenyek mintapéldája Brno. Több program van, mint bármelyik versenyen, nagyobb, mint a legtöbb közép európai rendezvény, mégis lezavarják 1 nap alatt. Igaz, annyi szervezés van vele, hogy csak 2 évente tudják megrendezni, így is 2 klub melózik vele folyamatosan (Brno és Pozsony). Ugyan így egy napos a KMK, vagy az SMC Eindhovenben. One day, érdemes ezt a dolgot is megfontolni.

Összefoglalva kiemelhetünk néhány dolgot, ami egy sikeres rendezvényhez elengedhetetlen. Szükség van pénzre, ami nem azt jelenti, hogy meggazdagodunk belőle. Nonprofit módon, nyilvánosan elszámolva, tisztességesen meg lehet ezt oldani. Szükség van látogatókra, ami némi szemlélet váltást igényel a szervezéssel kapcsolatban. És szükség van makettezőre/börzésekre, akiken anyagilag segíthet, ha egynaposra szervezzük a rendezvényt. Ja, és kell persze egy szervező, aki a fél életét erre áldozza, tudván, hogy ezért semmit nem fog kapni, maximum pár kézfogást, és néhány felháborodott fórum hozzászólást.